○松茂町文書事務取扱規程
平成12年3月31日
規程第1号
松茂町文書事務取扱規程(平成10年3月18日規程第1号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 町の文書事務の取扱について、別に定めるもののほかこの規程の定めるところによる。
(用語の意義)
第2条 この規程において、課とは松茂町課設置条例(平成10年条例第1号)第1条に規定する課をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(総務課の職責)
第4条 庁全体の文書事務の指導、調整、統括管理は、総務課が担当する。
(総務課長の職責)
第4条の2 総務課長は、文書統括責任者として、文書の受領、配付、収受、審査、決裁、浄書、印刷、発送、整理などの文書事務の指導及び改善、並びに完結文書の保存及び廃棄の事務を指導し調整を行う。
(文書管理責任者)
第5条 文書管理責任者は、各課の文書事務に関する一切の事務の責任者で、各課の課長が担当する。
(文書主任)
第6条 文書事務を円滑適正に行うため、各課に文書主任を置く。
2 文書主任は、各課の文書管理責任者が指定した者をもって充てる。
3 文書主任は、次に掲げる事務を指揮する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導に関すること。
(4) 文書の整理及び保管に関すること。
(5) 文書の引継及び廃棄に関すること。
(6) その他文書事務に関し必要なこと。
(文書主任会議)
第7条 庁内の文書事務を適正かつ効率的に行うため、文書主任会議を設置する。
2 総務課長は、必要があるときには、文書主任会議を招集することができる。
(帳票)
第8条 総務課には、次の帳票を備えなければならない。
(1) 親展文書配付簿(様式第1号)
(2) 特殊文書配付簿(様式第2号)
(3) 金券受付簿(様式第3号)
(4) 証明文書簿(様式第4号)
(5) 法規番号簿(様式第5号)
(6) 料金後納郵便差出票(様式第6号)
(7) その他必要な帳票
2 各課には文書収受簿を備えなければならない。
第2章 文書の収受及び配付
(文書の受領)
第9条 文書(特殊文書を除く。)の番号は、毎年1月1日をもって更新する。
第10条 町に到着した文書は、総務課において、収受するものとする。
(総務課における文書の取扱)
第11条 総務課に到着した文書の受領及び配付は、次に定めるところによるものとする。
(1) 文書は、配付先の明らかでないものを除き、開封しないで各課に配付する。
(2) 親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに電報(以下「特殊文書」という。)は、開封しないで親展文書配付簿又は特殊文書配付簿に記載し、直接名宛人に配付し受領印を徴する。
(3) ファックス及びメール(以下「電子文書」という。)は、電子記録により自動的に受領記録を保存する。
3 勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。
4 料金の未納又は不足の文書については、官公署から発送されたもの及びその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
5 文書及び物品は、受領した日に主管課に配付しなければならない。
2 電子文書は、総務課又は各課単位で受領の記録をするとともに、打ち出した紙文書をもとに各課において前項による収受の手続を行う。なお、後に正式な文書を受領した場合には、打ち出した文書に添付するものとする。
3 異議申立等収受の日が権利の得喪又は変更に係る文書については、収受の時刻を欄外に記入し、封筒を添付しておかなければならない。
4 収入印紙又は郵便切手を添付若しくは貼付した文書、又は添付若しくは貼付する旨の記載があって、添付若しくは貼付されていない文書は、発収件名簿の摘要欄にその旨を記載しなければならない。
5 町を経由して他の行政機関等に進達しなければならない文書は、文書経由簿に記載し、経由印による表示をしなければならない。
(関連文書の取扱)
第13条 2課以上に関連のある文書は、総務課長が最も関係の深いと認める課に配付する。
(重要物件の取扱)
第14条 文書に現金、金券、有価証券(以下「重要物件」という。)が添付されているときは、その旨を文書収受簿に記入し、金券受付簿に記入のうえ、会計管理者に送付し、その受領印を受けなければならない。
(配付文書の返付)
第15条 各課においては、その主管に属さない文書が配付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨をその文書に付箋して課長が押印のうえ総務課に返付しなければならない。
第3章 文書の処理
(処理方針)
第16条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、文書取扱者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
(起案)
第17条 すべて事案の処理は、文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、町長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。
2 文書の起案は、回議用紙を用いなければならない。
3 証明は、証明文書簿によらなければならない。
(起案書の作成上の注意)
第18条 起案書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。
2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。
(合議)
第19条 他課の主管事務に関係のある回議は、その関係ある課に合議しなければならない。
2 合議された案に対して意義あるときは、口頭をもって協議し、協議のととのわないときは、上司の裁断を受けるものとする。
(法令審査)
第20条 条例議案、規則案その他法務に関する文書の回議は、関係課の合議を経て総務課において審査を受けなければならない。
(決裁文書)
第21条 町長又は副町長の決裁を要する文書が、決裁になったときは、総務課において原議に決裁済の年月日を記入し、総務課の起案にかかるものを除き、これを速やかに主管課に返付しなければならない。
2 課長の専決に属する文書が、決裁になったときは、その主管課において原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。
(急施を要する文書)
第22条 急速に処理を要する文書には、その欄外に赤色の残片をはりつけるものとする。
(廃案文書)
第23条 廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書する。
第4章 文書の浄書、整理及び発送
(浄書及び照合)
第24条 発送文書又は公布及び公示する文書は、原則として主管課で浄書起案者で照合するものとする。
(番号の日付の整理)
第25条 決裁済の文書は、次の要領により直ちに番号及び日付の整理をしなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、告示の番号は法規番号簿により整理をすること。
(2) 証明文書の番号、日付は証明文書簿により整理すること。
(3) 前2項以外の文書で課長決裁のものは、主管課において文書整理簿により整理すること。
(公印の使用)
第26条 発送する文書には、主管課において松茂町公印規則(昭和52年規則第6号)の定めるところにより、公印及び契印を押印しなければならない。ただし、庁内文書及び軽易な文書等はこの限りではない。
(発送の手続)
第27条 発送文書は、特定のものを除くほか、すべて退庁時限2時間前までに総務課まで送付しなければならない。ただし、急施を要する場合は、このかぎりではない。
2 総務課は発送文書を取りまとめ、同日中に発送を完了するものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第28条 文書は、常に整然として分類して整理し、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の保存年限)
第29条 文書の保存年限の区別は、別表による。
(文書の保存年限の種別)
第30条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、永年、10年、5年、3年、1年の5種とする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間とする。
(保存年限の設定及び計算)
第31条 文書の保存年限は、文書完結時の翌年度より起算する。ただし、半期単位で起算することもできる。
(文書分類)
第32条 文書は、別に定める文書分類表にしたがって分類するものとする。
2 文書分類追加の必要が生じた場合は、次に定めるところにしたがって文書分類の追加を行う。
(1) 担当職員は文書分類登録・変更表(様式第9号)により文書分類追加の提案を行い、文書主任会議において文書分類追加を決定する。
(2) 総務課長は、追加決定された文書分類を書き込み、文書整理時期に新しい文書分類表を提示する。
(常用文書)
第33条 主管課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 通年文書
(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊
(文書の整理)
第34条 文書の整理は、ファイル等により行う。
(1) 作成年度
(2) 保存年限
(3) ファイル名
(4) 文書分類番号
(5) 課名
(6) 廃棄年度
3 保存年限を明確にするために、所定の箇所に次の色別表示をするものとする。
(1) 永年保存文書 赤色
(2) 10年保存文書 青色
(3) 5年保存文書 黄色
(4) 3年保存文書 緑色
(5) 1年保存文書 白色
(文書目録)
第35条 簿冊には、とじ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊の最初の頁に文書目録(様式第12号)を添付する。
2 文書目録には、簿冊に新たな文書が付け足されるごとに文書名を追加記入する。
(文書の保管)
第36条 文書の保管は、文書主任のもと、各主管課において行うものとする。
2 保管の対象となる文書は、未完結文書、現年度文書、前年度文書及び常用文書の4種とする。
3 保管の期間は、原則として年度終了後1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管、閲覧の管理を行う。
4 常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。
(文書の移し替え)
第37条 各主管課は、保管期間が経過した文書のうち、3年、5年、10年及び永年保存文書を各課の保存書庫に移し替えるものとする。
2 文書の移し替え作業は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 担当職員は、保存対象ファイルを洗い出し、その文書目録を2部複写し文書主任に提出する。
(2) 文書主任は、文書目録と保存対象ファイルの内容確認を行い、確認印を押すとともに、主管課長の確認を受け、文書目録の1部を総務課へ提出し、1部を各課の原本として保管する。
(3) 文書主任は、移し替え日を各主管課の文書主任と協議して決定し、各主管課は、保存書庫の各課指定箇所に保存対象ファイルを移し替える。
(4) 総務課は、保存対象ファイルの文書目録と移し替えを確認し、当該ファイルの文書目録に移し替え確認年月日を記入する。
(文書の引き継ぎ)
第38条 各主管課は、保管期間の経過した永年保存文書について各主管課から総務課へ移管し、保存書庫に収納するものとする。
2 文書の引き継ぎ作業は、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 担当職員は、保管期間が経過した引き継ぎの必要のある永年保存対象ファイルを洗い出し、永年保存対象文書を取り出し、文書目録に記録し、その文書目録を2部複写し文書主任に提出する。
(2) 文書主任は、文書目録と保存ファイルの内容確認を行い、確認印を押すとともに、主管課長の確認を受け、文書目録の1部を総務課へ提出し、1部を各課の控えとし保管する。
(3) 総務課は、提出のあった保存対象ファイルの文書目録を確認し、引き継ぎ日を各主管課の文書主任と協議し決定通知する。
(4) 各主管課は、総務課立ち会いのもと保存書庫の指定スペースに保存対象文書を移し、引き継ぐ。
(5) 総務課は、保存対象文書の引き継ぎを確認し、当該ファイルの文書目録に引き継ぎ確認年月日を記入する。
(文書の保存)
第39条 文書の保存の担当は、次に掲げるとおりとし、それぞれの文書の保存年限にしたがって保存期間が満了するまで保存するものとする。
(1) 永久保存文書 総務課
(2) 10年保存以下の文書 各課
(保存文書の利用)
第40条 保存文書を利用する場合は、文書貸出カード(様式第13号)に所要事項を記入のうえ、総務課が定めるところにしたがって利用するものとする。
2 永年保存文書を庁外に持ち出す場合には、文書管理責任者の承認を受けなければならない。
(文書の廃棄)
第41条 保存年限満了文書の廃棄は、毎年7月末までに行う。
2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当職員は、保管期間が満了した廃棄対象ファイルを洗い出し、その文書目録を2部複写し文書主任に提出する。
(2) 文書主任は、文書目録と廃棄対象ファイルの内容確認を行い、確認印を押すとともに、主管課長の確認を受け、文書目録の1部を総務課へ提出し、1部を各課の原本として保管する。なお、内容を確認したときに保存期間の延長が必要なファイルが生じた場合は、このときに再度保存時の手続を行う。
(3) 文書主任は、廃棄実施日を各主管課の文書主任と協議し決定したうえで、各主管課が廃棄作業を行う。
(4) 主管課長は、廃棄文書を確認し、廃棄対象ファイルの文書目録に廃棄年月日を記入し、総務課は、廃棄文書を確認し、廃棄対象ファイルの文書目録に廃棄年月日を記入する。
附則
この規程は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成14年規程第1号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成18年規程第2号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第2号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
(収入役に関する経過措置)
2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により在職する収入役の任期中に限り、改正後の規程第14条の規定は適用せず、改正前の規程第14条の規定は、なおその効力を有する。
附則(平成20年規程第3号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成25年規程第1号)
この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年規程第2号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成30年規程第2号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
